La gurú japonesa emplea su conocido sistema de guardar todo en cajas para organizar fotos, documentos y archivos digitales. Cómo hacerlo.

“¡A ordenar con Marie Kondo!” se llama la serie de la organizadora japonesa que fue furor en Netflix. Y logró meterse en la casa de muchos televidentes: la primera sugerencia de la experta en orden era deshacerse de todo lo que ya no se usa y el resto, utilizar cajas, contenedores y canastos para guardar.

Cada cosa en su lugar: ropa, zapatos, utensilios de cocina, productos de limpieza. Todo sea para vivir mejor y más felices, según proclama la gurú japonesa que ahora adaptó su famoso método a la tecnología. Y lo hizo de la mano de Google para ordenar la “vida digital”.

Almacenar en la nube fotos, recuerdos y mensajes se convirtió, hace tiempo, en la versión moderna de guardar aquello que se considera importante en cajas y crear sistemas de almacenamiento para ordenar fotos de vacaciones, cartas y documentos importantes.

Marie Kondo y Google enseñan a ordenar la vida digital. Foto Gentileza Google.
Marie Kondo y Google enseñan a ordenar la vida digital. Foto Gentileza Google.

Como contraparte, explican los expertos, la vida digital se puede dividir en tres categorías: correos electrónicos, fotos y documentos, que suelen estar almacenados en dispositivos y en la nube. Pero la tecnología no solo sirve para almacenar estos archivos o recursos, sino también para ayudar a dar un orden a la vida digital.

Los 4 consejos de Marie Kondo y Google para ordenar tu vida digital

Archivos, recuerdos, mails, fotos, ¿por dónde empezar? ¿A dónde lo busco cuando necesito encontrarlo? Estas son las claves para organizarlos:

1) Nada queda en la carpeta de recibidos. Kondo explica que la carpeta “Recibidos” es el espacio en el que se reciben y se guardan los correos electrónicos antes de ordenarse. Y plantea ponerse el siguiente objetivo: leer, revisar y ordenar los mails a diario y, para comenzar desde cero con este proceso, propone archivar todos los correos electrónicos que se encuentren en la bandeja de Recibidos.

Pero, si se archivan ¿cómo es posible volver a encontrarlos? Es muy sencillo, solo hay que buscar el correo a través del cuadro de búsqueda o en la carpeta “Todos”.

Es importante organizar los datos para después encontrarlos fácilmente.
Es importante organizar los datos para después encontrarlos fácilmente.

2) Utilizar etiquetas para ordenar los correos electrónicos. Para comenzar, se recomienda activar la sección “Prioritarios” desde las configuraciones rápidas de Gmail, para clasificar automáticamente los correos importantes. De esta forma, serán los mails que primero aparecerán en la bandeja de entrada.

Por último, recomiendan asignar categorías para administrar la bandeja de entrada predeterminada. ¿Cuántas etiquetas se recomiendan? Si bien no definen un número, sugieren crear pocas etiquetas para facilitar la asignación, además de asociarlas con las tareas diarias o con categorías que resulten fáciles de identificar, por ejemplo: “Pendientes”, “Trabajos”, “Necesidades”, “Deseos”, etc.

3) Todas las fotos en un solo lugar. Este consejo no solo apunta a ordenar la vida digital, sino también a proteger los recuerdos y las fotos. Kondo sugiere habilitar la opción que permite la creación de copias de seguridad automáticas y almacenan las fotos de los dispositivos en la nube.

Asimismo, recomienda algunas funcionalidades de Google Fotos para ordenar los recuerdos y encontrarlos de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, la herramienta permite buscar fotos por hora, ubicación o, incluso, por los objetos o las personas que aparecen en ellas.

Es importante guardar todas las fotos en un mismo lugar así después será más fácil encontrarlas.
Es importante guardar todas las fotos en un mismo lugar así después será más fácil encontrarlas.

4) Almacenar archivos de forma segura. Utilizar palabras clave sencillas al nombrar carpetas y archivos, como “Vacaciones en Italia”, “Recetas de la abuela” o “Impuestos de 2021”, es una de las claves que acerca Kondo para facilitar la búsqueda de los archivos almacenados.

Otro aspecto a tener en cuenta, es que las búsquedas que se pueden realizar no se limitan al nombre de los archivos. La clave de la organización de los documentos en Drive es la búsqueda intuitiva, es decir, la posibilidad de buscar según el tipo de archivo e incluso la persona que lo compartió, entre otros atributos.

Hay que almacenar todos los archivos en carpetas que tengan nombres sencillos.
Hay que almacenar todos los archivos en carpetas que tengan nombres sencillos.

Por último, la especialista recomienda crear solo las carpetas necesarias de acuerdo al uso que se le da a Drive y a los archivos que se almacenan. Por ejemplo, menciona que es recomendable crear aquellas que permitan ordenar los tipos de archivo más comunes, como documentos financieros o de viajes.

Según Google, la mayoría de los usuarios de sus apps sufre el Síndrome de Diógenes, que básicamente quiere decir que metemos todo lo que nos llega en Google Drive o Google Fotos, y luego nos olvidamos de que existen.

Eso es un problema para la compañía, que tiene la nube llena de contenido basura que nadie usa. Pero además esto hace que los usuarios no sepan -o no puedan- encontrar lo que necesitan, entre docenas de miles de archivos.

Una de las premisas en las que se basa Marie Kondo es “Si no te hace feliz, tíralo”. Fiel a su estilo, también la utiliza para organizar la vida digital. Así lo explica: “Si decides despedirte de algunos archivos, hazlo con gratitud. Activa el ‘interruptor de agradecimiento’ mientras ordenas los archivos. Asegúrate de hacerlo para atraer la alegría”.

Radio Pinamar FM 100.7